03.10.2013

Архивное хранение документов

Все знакомы с тем, что практически все документы хранятся в архивах, при этом в каждом поселке, городе будет свой архив. По истечению определенного срока, на каждый документ этот срок свой, все документы отправляются в областной архив, где проводится архивное хранение документов государственного значения.

Но если нужно поднять эти документы или они нужны для определенных целей, например, в суд для подтверждения какой-то информации, заявители обращаются в главный архив и делают заявку, в которой четко указывают, что необходимо найти, конкретно года пишутся, если имеется запрос адвоката или суда, то его обязательно прикрепляют к заявлению. По истечению определенного времени, которое определяют самими работниками архива, заявитель получает требуемые документы, если это возможно, или выписки, или при отсутствии каких-либо данных архивом выдается пояснительное письмо, в котором указывается причина отсутствия какой-либо информации.

Давайте рассмотрим, что это за документы, и как они выглядят, когда заявитель получает их в архиве. И так, если сам документ имеет большой объем, а необходима какая-то определенная из него информация, то на руки заявителю выдается архивная выписка, в которой будет взята информация с первого и последнего листка документа, а также сама интересующая тема. Если эта информация находилась в первоисточнике в середине текста, то в начале выдержки и в конце ее будут стоять многоточие.

Также по запросу можно получить архивные копии, которые являются сделанной копией с оригинала. При получении документов проводится подпись на каждом листе с тыльной стороне, что это является копией. При получении документов в архиве обязательно иметь при себе паспорт, подтверждающий личность заявителя, и доверенность подтвержденная нотариусом.

Как видите, ничего сложного нет. Самое главное соблюдать все процедуру оформления, как самого заявления, так и полученных документов.